Generelle Informationen

Mit dem Wechsel auf die Open XML Formate in MS Office^® ergibt sich für viele größere Unternehmen und Behörden die Herausforderung, dass sich über die Jahre große Bestände von MS Office® Dokumente im alten Format angesammelt haben. Ältere Dokument sind in vielen Fällen auch anfällig für Infektionen mit (Macro-)Viren bzw. sind mit solchen bereits infiziert.

Eine manuelle Konvertierung solcher großen Datenbestände gestaltet sich aus verschiedenen Gründen oftmals schwierig. Zum einen ist die Menge der Dokumente of so groß, dass Mitarbeiter speziell dieser Tätigkeit zugeordnet werden müssten. Zum anderen unterliegen oftmals Dokumente organisatorischen Zugriffsbeschränkungen, die es erfordern dass Dritte erst die entsprechenden Berechtigungen im Unternehmen erhalten müssen. Diese Aufwände verhindern oft, dass die absolute notwendige Dokumentenkonvertierung immer wieder aufgeschoben wird.

Die Docuclean Appliance erlaubt es solchen Unternehmen Massenkonvertierungen automatisiert durchzuführen. Der Nutzer erhält einen Eingangs- und einen Ausgangsordner auf die per SFTP zugegriffen werden kann. Die Dokumente im Eingangsordner werden vom System erfasst und vor der Konvertierung auf Viren überprüft ¹⁾. Im Anschluss nimmt das System die Konvertierung vor und platziert die in das Open XML Format konvertierten Dokumente im Ausgangsordner. Von dort kann der Benutzer die Dokumente dann wieder an den neuen Ablageort transferieren.

Falls bei einer Datei ein Virenbefall erkannt wird oder das Dokument nicht konvertiert werden kann, z.B. wenn das Dateiformat nicht erkannt wird oder die Datei beschädigt ist, dann wird diese Datei gelöscht und im Ausgangsordner eine Textdatei mit dem Originalnamen erzeugt. Diese Datei enthält eine kurze Fehlerbeschreibung. Dadurch ist immer gewährleistet dass für jede Datei die in den Eingangsorder kopiert wird auch eine Datei im Ausgang erzeugt wird. Damit ist immer eine exakte Kontrolle möglich. Des weiteren steht eine Web-Oberfläche zur Verfügung.

Web-Oberfläche

Die Weboberfläche erlaubt jedem Benutzer den Status der Dokumentenkonvertierung Live zu verfolgen. Neben dem Gesamtstatus der Konvertierungen ist hier auch der Status jeder einzelnen Datei die in der Appliance verarbeitet wird einsehbar. Der Nutzer hat nur Zugriff auf den Status der Dateien die von ihm in das System übertragen wurden.

Benutzerverwaltung

Mit Hilfe der integrierten Benutzerverwaltung können verschiedenste Benutzer die Appliance gleichzeitig nutzen. Dabei kommt ein interner LDAP-Server zum Einsatz – diese Vorgehensweise erlaubt es bei Bedarf statt des internen LDAP-Servers einen bereits im Unternehmen bestehenden LDAP-Server zu verwenden. Die Benutzerberechtigungen für die Appliance werden dann über entsprechende Gruppen umgesetzt.

Sicherheit

Die Docuclean Appliance implementiert ein striktes Sicherheitskonzept. Die Laufwerke des Systems werden mit einem HSM-Modul verschlüsselt, welches Eigentum des Kunden ist. Sollte die Appliance ausser Betrieb genommen werden, z.B. zu Wartungszwecken ausser Haus, kann das HSM-Modul entfernt werden um im System befindliche Dateien unlesbar zu machen.

Die drei integrierten Netzwerkschnittstellen erlauben es, die Appliance in vielfältige Netzwerktopologien einzubinden. So kann z.B. ein externer Zugang (z.B. für Viren-Updates Wartungszwecke) über einen Proxy mit Zugriffskontrolle über ein dediziertes Netzwerkinterface eingerichtet werden während der interne Datenverkehr nochmals zwischen Benutzern und Administratoren getrennt wird. Wenn nicht genügend physische Netzwerkschnittstellen am Standort der Appliance vorhanden sind kann man die Netzwerktrennung wiederum über VLANs umsetzen.

Full-Serviced

Die Docuclean-Appliance wird auf Zeitbasis an Kunden vermietet. Dabei fallen auf Kundenseite nach der Einrichtung und Inbetriebnahme keine weiteren Wartungsarbeiten an – Software-Updates, Fehlerbehebungen und regulärer Support (montlich limitierte Stundenzahl) sind im Mietpreis enthalten.

Spezifikationen

Einbauform	19″ / 1 HE
Netzwerkanbindung	GigaBit Ethernet
Verarbeitungsgeschwindigkeit	bis zu 400 Dokumente / h (kumuliert auf alle Benutzer)
Konvertierbare Dokumentenformate	MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, MS Visio